Sneller en efficiënter werken door volledig digitaal bestelproces

In tijden waar personeel schaars is, neemt de vraag naar snellere en efficiëntere werkwijzen toe. Tijd besparen en tegelijkertijd faalkosten reduceren is onder meer mogelijk door interne processen te digitaliseren. Instacom uit Zaandam is onlangs overgestapt op een volledige digitalisering van het bestelproces. We gaan in gesprek met Bas Donkersloot (directeur Instacom), Daan Pol (werkvoorbereider Instacom) en Julius van Waveren (E-business specialist Rexel) over het veranderproces van Instacom naar 100% digitaal bestellen.

Instacom zit midden in de digitalisering van interne processen om zo efficiënter en sneller te kunnen werken. Daan: “Voorheen gaven onze monteurs bestellingen telefonisch door aan de werkvoorbereiders of ze stuurden een berichtje via WhatsApp. Vaak zonder artikelnummers, wat zorgde voor faalkosten en retourzendingen. Daarnaast kostte het de werkvoorbereider veel tijd om de juiste producten te zoeken. Bas vult aan: “Er werden ook artikelen besteld bij leveranciers die geen preferred supplier zijn bij Instacom. Dat is natuurlijk niet wenselijk. Bij elkaar genoeg redenen om ons huidige bestelproces te optimaliseren!”

“Het gehele bestelproces is nu digitaal: van het bestelmoment tot aan de facturatie. Er wordt effi ciënter gewerkt, het zorgt voor meer gemak en de faalkosten zijn lager.”

– Bas Donkersloot, directeur Instacom

Bestellen kan veel efficiënter

Bob van Unen (vestigingsmanager Rexel Amsterdam) vertelde ons dat het bestelproces met Rexel veel efficiënter kan. Daar wilde ik graag meer over weten”, aldus Bas. Julius: “Ik ben als E-business specialist van Rexel ingeschakeld om meer te vertellen over de mogelijkheden van volledig digitaal bestellen. Bas vertelt: “Julius heeft bij ons op kantoor twee presentaties gegeven over het automatiseren van bestelprocessen en het werd direct enthousiast ontvangen. Zowel door de leidinggevenden, werkvoorbereiders als de monteurs. Wij hebben een vrij jong team, dus elke investering in digitalisering wordt bij ons met open armen ontvangen.”

De juiste digitale mix

Instacom heeft gekozen voor een combinatie van digitale besteloplossingen. Julius legt uit: “In de nieuwe situatie maken de monteurs gebruik van de Rexel App. Door middel van vooraf aangemaakte bestellijsten kunnen zij op eenvoudige wijze de voorkeursartikelen van Instacom selecteren en de winkelwagen delen met de werkvoorbereiders. Daarnaast hebben we de functionaliteit Webselectie ingericht in het ERP-systeem van Instacom. Met één druk op de knop kunnen zij de artikelen uit de Rexel webshop importeren in hun ERP-systeem. Als laatste maken ze gebruik van ICM, waardoor orders vanuit hun ERP-systeem direct bij Rexel terechtkomen.”

Voordelen

Bas: “Het gehele bestelproces is nu digitaal, van het bestelmoment tot aan de facturatie. Er wordt efficiënter gewerkt, het zorgt voor meer gemak en de faalkosten zijn lager.” Daan vervolgt: “Als werkvoorbereider word je niet meer gestoord door telefonische bestellingen. Ik kan nu de digitale winkelwagens legen op een moment dat het mij uitkomt.” Bas vult aan: “Er wordt niet alleen veel tijd bespaard, maar wij hebben ook meer grip op welke producten besteld worden. Voor projecten hebben we bijvoorbeeld projectbestellijsten. De monteur kan dan alleen specifieke producten voor het betreffende project kiezen. Zo worden uitsluitend artikelen besteld die we voorafgaand in het project hebben gespecificeerd. Daardoor is de monteur veel minder tijd kwijt aan het zoeken van de juiste producten.”

Fijne samenwerking

“De samenwerking met Rexel is naar alle tevredenheid verlopen. We waarderen het dat ze ons hebben willen helpen bij de integratie naar een volledig digitaal bestelproces. Vanaf de eerste presentatie en implementatie van de digitale oplossingen tot aan de nazorg: Julius heeft ons deskundig begeleid en altijd ondersteund. Dat mag echt wel gezegd worden”, aldus een enthousiaste Bas.

“Door de nauwe samenwerking tussen de 20 Rexel-vestigingen door heel Nederland en de afdeling E-business kunnen we klanten helpen om slimmer te ondernemen. Al onze digitale oplossingen zijn erop gericht om efficiënter zaken te kunnen doen.”

– Werner Duimel, directeur E-business Rexel

Meer informatie

Wilt u ook meer bestelgemak, tijd besparen en faalkosten reduceren? Neem dan contact op met uw Rexel-contactpersoon of stuur een e-mail naar ecommerce@rexel.nl.

We zijn benieuwd naar uw reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *